یکی از مشکلاتی که با همه گیر شدن اینترنت، گوشیهای تلفن همراه و خدمات مختلف آن و همچنین متکی بودن به کامپیوتر، به شدت موجب نگرانی کارفرمایان، روئسای ادارات و همچنین مراجعان شده است، افزایش شدید میزان اتلاف زمان کار توسط کارکنان شرکتها است.

در گذشته ای بسیار نزدیک، مشکل بزرگ کارفرمایان، صحبت کردن بیش از حد و غیر ضروری کارکنان با یکدیگر و با "تلفن" بود، که علاوه بر منحرف کردن حواس دیگران از کار، زمان بسیاری از طرفین گفتگو را به خود اختصاص میداد.

برای حل این مشکل در ادارات بزرگ، کابینهایی برای هر کارمند درنظر گرفتند و زمان استفاده از تلفن به شکل خودکار به 1 تا 3 دقیقه محدود شد. این روش تا مدتی عملی بود، اما آمار و ارقام نشان میدهند که دیگر چنین نیست :

آمریکا به عنوان کشوری که تا مدتها از کمترین میزان اتلاف وقت در کار برخوردار بود، از آمار جدید بسیار شگفت زده شده است. کارمندان عادی آمریکایی، به گفته خودشان، به غیر از ساعت ناهار، روزی 2.09 ساعت از زمان کار خود را به هدر میدهند. بسیاری از مدیران برای کارکنان خود تا 1 ساعت اتلاف وقت روزانه را عادی میدانند اما 2.09 ساعت در روز برای هر نفر، یعنی چیزی معادل 759 میلیارد دلار ضرر مالی.

حالا شما حساب کنید که کارها در ایران، که متاسفانه میزان اتلاف وقت اداری همیشه از درجه بالایی برخوردار بوده و حتا عده ای به شوخی ساعت کار مفید در ایران را "نیم ساعت" اعلام میکردند، با این تکنولوژی جدید چگونه انجام میگیرد.

تحقیقات نشان میدهد که بیشترین عوامل وقت کشی در میان کارمندان، رسیدگی به امور شخصی از طریق اینترنت، پاسخ دادن یا فرستادن پیامهای اینترنتی یا پیامهای کوتاه بر روی تلفن همراه و همچنین بازیهای کامپیوتری و همچنین تلفن است. به خصوص که با داشتن تلفن همراه، زمان مکالمات تلفنی تحت کنترل نیست و به علت بی سیم بودن میتوان با آن به جاهایی دور از چشم رؤسا رفت و صحبت کرد.

بیل کولمن (Bill Coleman) نایب رئیس ارشد مجله مهم اقتصاد اداری salary.com درباره وقت کشی با اینترنت میگوید:

"بخشی از دلیل انجام چنین کاری، مقاومت ناپذیری افراد در برابر اینترنت است. اینترنت خود تجسم وسوسه است که روی میز کار شما نشسته. غرق شدن در کار پاسخ به ای - میلهای شخصی و گشت زنی در شبکه بسیار ساده انجام میگیرد. مهمتر از همه اینکه چنین مشغولیتهایی کاملا مانند کار به نظر میرسند و مچ گیری از این افراد مشکل تر و توجیه آن هم ساده تر است."

رایج ترین عوامل اتلاف کننده وقت و روش مبارزه با آنها
اگر شما در پنج روز هفته روزی یک ساعت وقت تلف کنید، در پایان سال - با احتساب دو هفته تعطیلی - بیش از 32 روز کاری 8 ساعته را هدر داده اید. با در دست داشتن تنها 24 ساعت در روز و 168 ساعت در هفته، آگاهی به ارزش زمان و استفاده صحیح از هر دقیقه بسیار اهمیت دارد. در اینجا به پنج مورد از رایج ترین عوامل "حواس پرتی" و کشنده وقت گرانبها به خصوص هنگام کار، اشاره شده است.

 

نرم افزار نامناسب : با افزایش انواع نرم افزارهای مخصوص عملیات حسابداری، مدیریت پروژه، مدیریت شبکه و مانند اینها، شما میتوانید در انتخاب برنامه بیشتر وسواس به خرج دهید. اما از طرفی انتخاب یک برنامه جدید، به صرف تازه بودن آن صحیح نیست.

از مهمترین مواردی که در انتخاب برنامه باید در نظر داشته باشید، کاربرد ساده، سودمندی ، پشتیبانی و همچنین امکان افزودن بخشهای تازه به برنامه قدیمی تر است. یک برنامه میتواند برای کسی بسیار مفید و برای دیگری بی ارزش یا بیش از حد گیج کننده باشد.

از طرفی ممکن است برنامه ای دارای بخشها و امکاناتی باشد که برای شما کاربردی ندارند و تنها فضای دستگاه شما را اشغال کرده، موجب کندی کار و همچنین اتلاف پول شما میشوند (این مورد آخر بیشتر در مورد برنامه های اوریژینال صحت دارد نه کپیهای موجود در بازار ایران).

وقفه ها : هنگامی که مشغول انجام کار مهمی هستید، درب دفتر خود را ببندید یا از همکاران خود بخواهید مدتی با شما کاری نداشته باشند. دستگاه تلفن ثابت و همراه را روی "سکوت" بگذارید. اگر پاسخ دادن به تلفن یا پیامهای کوتاه SMS برایتان یک عادت شده است، از روزی نیم ساعت شروع کنید و در طی این زمان به تلفنها و پیامها پاسخ ندهید. کم کم این مدت را افزایش دهید.

به تعویق انداختن اجرا : هنگامی که برای یک مشکل چند راه حل در دست دارید، تصمیم گیری برای انتخاب مسیر مشکل میشود. به جای هدر دادن وقت برای اندیشیدن و سنجیدن هر راه حل، تا جایی که آخرین فرصت تحویل را هم از دست بدهید، یک روش را به طور قطعی انتخاب کنید و برای محکم کاری، یک برنامه دیگر را هم در نظر داشته باشید که در صورت موفق نبودن روش اول، از دومی استفاده نمایید. فردی که هنگام تصمیم گیری دو دل باشد، شخصی متزلزل، اتکا ناپذیر و غیر حرفه ای به نظر میرسد. برای پرهیز از این سه صفت، در تصمیم گیریهای خود، آگاه و مصمم عمل کنید.

تلفنهای طولانی : هنگامی که با شخصی تماس میگیرید که شهرت بدی در پرحرفی دارد یا اصولا با "شما" بیش از حد صحبت میکند، از همان ابتدا به او بگویید که تنها چند دقیقه برای گفتگو وقت دارید. سپس کار خود را مطرح کنید و پس از گرفتن اطلاعات لازم یا پاسخ دادن به خواسته او، ارتباط را قطع نمایید. اگر شخص مورد نظر گفتگوی بی هدفی را آغاز کرد، به او یادآوری کنید که باید بروید و اگر لازم باشد، بعدا به او تلفن خواهید کرد.

نکته مهم در اینجا است که تا زمانی که "لازم" نباشد به چنین افرادی تلفن نکنید و در پاسخ به تلفنهای غیر کاری، از جمله "بعدا به تو زنگ میزنم" استفاده کنید.

گشتن به دنبال گم شده ها : اگر پرونده ها، منابع اطلاعاتی و مراجع، نوشت افزار و خلاصه تمام مواد مورد نیاز کار خود را مرتب کنید و هر روز تمام اطلاعات یا محصولات وارد شده به دفتر خود را در جای خودشان قرار دهید، در وقت خود بسیار صرفه جویی خواهید کرد. گشتن به دنبال پرونده، نامه یا حتا خط کش گمشده، نه تنها وقت شما را به هدر میدهد، بلکه در موارد اضطراری موجب پریشانی و درهم ریختگی بیشتر شده و بیش از آنچه تصور کنید بر نتیجه کار شما تاثیر منفی خواهد داشت.

روی دیگر سکه یک اخطار
اگر متوجه شده اید که هنگام کار وقت زیادی را به هدر میدهید، بهتر است به این پرسشها پاسخ دهید :

• آیا احساس میکنید باید مسئولیتهای بیشتری بر عهده داشته باشید؟ 32.2 درصد افرادی که در یک آمارگیری شرکت کرده اند، دلیل شماره یک برای اتلاف وقت را "نداشتن کار کافی" عنوان کرده اند.

بیل کولمن در این رابطه میگوید: "یک کارمند وظیفه دارد به مقام بالاتر خود اطلاع دهد که از نظر زمانی در دسترس بوده و میتواند کار بیشتری انجام دهد." و می افزاید: "اگر پشت میز خود نشسته اید و مشغول برنامه ریزی برای تعطیلات یا رویا پردازی هستید، به عنوان یک کارمند کار خود را انجام نمیدهید، زیرا هرچند به نظر میرسد که مشغول کار هستید، اما اینطور نیست"

• آیا تحت نظر هستید؟ احتمال اینکه وقت گذرانی شما مورد توجه رئیس یا مدیر قسمت خودتان قرار گرفته باشد بسیار زیاد است. به گفته کولمن: "بدون شک کارفرمایان به بازده کار توجه دارند و به خوبی میدانند چه کسی کار خود را انجام داده و چه کسی به آن بی توجه است." اگر قدر دان شغل خود هستید، با دقت به ؟آن بپردازید و گذشته را جبران کنید. به رئیس خود بگویید که از بازده خود راضی نبوده اید و در صدد جبران آن هستید.

• آیا زمان آن رسیده که به دنبال شغل جدیدی باشید؟ اتلاف وقت در کار میتواند نشانه نارضایتی از کار باشد. اگر متوجه شده اید که به طور فزاینده ای به کارهای بی مورد و به عبارتی "وقت کشی" میپردازید، از خود بپرسید که واقعا زمان و عمرتان چه ارزشی دارد. شاید موقع آن باشد که زمان و نیروی خود را صرف انجام کاری نمایید که از آن لذت میبرید. در غیر این صورت نه تنها عمر و نیروی خود را به هدر داده اید، بلکه برای هیچ کس مفید واقع نشده اید.