بسیاری از ما پس از پایان روز با نگاه مختصری که به فعالیت های روزانه خود می اندازیم مشاهده می کنیم که علیرغم گذراندن ساعت ها، کار خاصی انجام نداده ایم. اصطلاح نه چندان درستی که بنام مدیرت زمان جا افتاده به ما یاد می دهد که چگونه بهترین استفاده را از وقت و زندگی خود بعمل آوریم. چرا این اصطلاح خیلی درست نیست؟ زیرا زمان متغیری نیست که قابل مدیریت باشد بلکه این ما هستیم که باید رفتارهای روزانه خود را مدیریت کنیم.

در هر صورت برای مدیریت بهتر فعالیت ها در طول روز باید نسبت به آنها شناخت کامل داشته باشیم، همانطور که یک مربی تیم فوتبال برای مدیریت تیم خود باید نسبت به افراد تیم و بسیاری موارد دیگر شناخت حاصل کند. یکی از قسمت هایی که باید از آن شناخت کافی داشته باشیم، مواردی است که باعث اتلاف وقت ما طی روز می شود. با شناخت از آنها می توانیم آنها را از فعالیت روزانه حذف و یا به گونه ای مدیریت کنیم که کمترین وقت را از ما بگیرند.

به مسائل زیر دقت کنید، بسیار از مدیران به آنها "دزدان زمان" می گویند :

- تلفن هایی که بصورت وقفه (Interruption) در حین انجام کار به شما زده می شود.
- افرادی که بصورت وقفه در حین انجام کار وارد معرکه می شوند و کار شما را متوقف می کنند.
- جلسات غیر ضروری.
- کارهایی که می توانید به دیگران محول کنید ولی با کمال تعجب اینکار را نمی کنید.
- شک و دو دلی در اتخاذ تصمیم و ایجاد یک مشغولیت ذهنی برای اینکار.
- تمام نکردن کارها بصورت کامل و سر و کله زدن با تعداد زیادی کار نا تمام.
- صحب کردن با گروه برای به تفاهم رسیدن در حالی که می توان با نمایند آن گروه به تنهایی صحبت کرد و به تفاهم رسید.
- ادامه دادن صحبت هایی که به نتیجه خاصی منجر نمی شوند.
- نداشتن برنامه کاری روزانه.
- دخالت در کارهای فنی در حالی که آگاهی فنی لازم را ندارید.
- خسته بودن و استرس داشتن.
- نا توانی در "نه" گفتن.
- میز و محیط کاری شلوغ داشتن.

شما با کمی دقت به مواردی که در بالا به آنها اشاره شد بسادگی خواهید دید که به چه سادگی می توانید نکات بالا را مدیریت کنید. اگر دقت کنید بسیاری از موارد مطرح شده، خود از جمله کلید هایی برای رفع مشکلات دیگر می باشند، بعنوان مثال تلفن برای ایجاد ارتباط سریع راه دور می باشد، ورود افراد به اتاق شما یا برگزاری جلسات عموما" برای هماهنگی انجام کارها می باشد و ... که به دلیل عدم استفاده صحیح نه تنها کمکی در حل مشکلات ما نخواهند کرد بلکه خود برای ما مشکل جدیدی خواهند آفرید.

برخی دیگر از موارد ذکر شده به ضعف برنامه ریزی و توانایی های شخصی خودمان برمی گردد، مانند عدم توانایی "نه" گفتن، نداشتن برنامه کاری، محیط کاری شلوغ و کثیف، ناتوانی در به نتیجه رساندن بحث ها و ... که همه و همه به محدودیت توانایی ما برمی گردد.

راه حل بسیار ساده می باشد، از یکطرف باید توانایی های خود را بشناسیم و در حد خودمان از توانایی هایمان استفاده کنیم و از طرف دیگر باید در رودربایستی را کنار بگذاریم. باید تمرین کنیم که "نه" بگویم، وارد هر کاری نشویم، اگر سرگرم انجام کار مهمی هستیم تلفن های غیر ضروری را جواب ندهیم یا افراد متفرقه را به حضور نپذیریم و ....

مشاهده می کنید که موضوع آنقدرها هم پیچیده یا دشوار نیست و شما با کمی سعی و اراده خواهید توانست بهترین استفاده را از وقت خود بکنید.