مطلبی که میخوانید، نتیجه یک سری تحقیقات مفصل در باره نوآورترین تشکیلات و سازمانهای جهان است که توسط یک گروه 15 نفری از متخصصین آمریکایی، کانادایی و انگلیسی انجام شده است. این تحقیقات در باره شرکتهایی چون کامپیوتر دل Dell Computer، شرکت بزرگ تبلیغاتی GSD&M ، خدمات مخابراتی Nortel، شرکت تولید کننده وسایط نقلیه تفریحی مانند اسکوترscooter، چهارچرخه و مینی اتوموبیل Manco، شرکت حمل و نقل Roberts Express و سیرک بینظیر Cirque du Soleil، صورت گرفته است و اطلاعات گسترده ای درباره انواع مشاغل و حرفه های گوناگون و تجربیات ارزشمند پایه گزاران این سازمانها به دست میدهد. شاید مهمترین درسی که از این تحقیقات گرفتیم این باشد که این سازمانهای ظاهرا بی ارتباط با یکدیگر، تا چه اندازه وجوه مشترک مدیریت داشته و از سیاستهای یکسان حرفه ای پیروی میکنند. در واقع تمام تشکیلات و سازمانهای مورد بحث، 9 خاصیت مشترک داشتند که در اینجا به آنها می پردازیم:

• ارزشهای مشترک تعریف شده و قدرتمند
• درک ارزشهای فردی هریک از کارکنان و قدردانی از آنچه که وجود هر فرد برای کل تشکیلات به همراه آورده است
• استقبال از محیط کاری باز وبا نشاط
• جشن گرفتن هر موفقیت
• ایجاد حس تعلق خاطر و ارزشمند شمردن سابقه سازمان
• تمرکز شدید بر نیاز مشتریان
• تمرکز و احاطه کامل بر سلیقه روز، حتا اگر به طور مستقیم با کار شرکت در ارتباط نباشد
• ایجاد تیمهای چند مهارتی یا Cross Functional Teams

ارزشهای مشترک
اولین رشته مشترک بین شرکتها و سازمانهای مورد بررسی ما، ارزشهای مشترک بود.در هر مورد، مسئولین سازمان تا حد زیادی به بیان، تقویت و به وجود آوردن این ارزشها میپردازند. در هر مورد به وضوح میبینیم که تمام اعضای شرکت کوشش میکنند تا با این ارزشها زندگی کنند زیرا آنها چیزی بیش از یک شعار قاب گرفته بر روی دیوار هستند. شرکت تبلیغاتی GSD&M، بهترین مثال است. پس از پشت سر گذاشتن یک دوره مفصل برای بررسی همه جانبه و دست یابی به اهداف و ارزشهای واضح و روشن، آنها دفتر جدید مدور خود را با سنگفرشی که این اهداف و ارزشها در آن کنده کاری شده بود پوشاندند.

قدر دانی از ارزشهای وجودی هر فرد
تمام سازمانهای مورد بررسی ما دارای درک کاملی از ارزشهایی که هریک از کارکنان به سازمان آورده بود، داشتند و بسیار علاقمند بودند که کارکنان چیزهایی از زندگی شخصی خود را در صحنه حرفه ای زندگی خود وارد کنند. شرکت تولید کننده کارت تبریک و هدایای American Greetings، کارکنان خود را تشویق میکند که تا میز کار یا اتاقک خود را با کارهای دستی خود تزئین کنند، چه با پروژه در ارتباط باشد چه نباشد، مهم نیست.این کار موجب میشود همیشه طرحها و ایده های تازه در اطراف طراحان وجود داشته باشد. در مرکز ابزارهای طراحی نمایشگاه در موسسه اسمیتسونیان Smithsonian Institution، به روشهایی خلاقانه برای غرفه سازی و چیدمان ویترین برخورد کردیم که کارکنان در فعالیتهای فوق برنامه خود در آن شرکت کرده بودند. شرکت تولیدی Manco هم تجربیاتی در شیوه به کار بردن نوارچسبهای تزئینی دوچرخه،سه چرخه و موارد مشابه داشت که ایده اولیه آنها را از سرگرمیهای خانگی کارمندانش گرفته بود.

استقبال از محیط کاری باز و با نشاط
شیوه مدیریت قابل درک، یاست موجود در اکثر شرکتهای بازدید شده بود. همه آنها از برقرار کردن ارتباط در تمام سطوح کار استقبال میکردند. بیشتر آنها به ارزش برگزاری جلسات و گردهم آییهای اتفاقی و ایجاد فعالیتهای مفید در کار واقف بودند و از امکانات خود برای ایجاد چنین فرصتهایی استفاده کرده بودند. شرکت eLab که در حال حاضر بخشی از شرکت مشاوره و خدمات تکنولوژیک Sapient است، یک اتاق استراحت و تفکر به نام "اتاق مرا تنها بگذارید" دارد. همچنین اتاقی دارد که در آن تمام پروژه های در دست تولید به نمایش گذاشته شده اند تا کارکنان هر بخش از کار دیگران با خبر باشند و بتوانند موضوع کار خود را نیز بهتر درک کنند. شرکت GSD&M در امکانات اداری خود تعدادی اتاق کوچک برای ملاقاتها و جلسات در نظر گرفته است که هر یک با دکوراسیون خاص، شاد و مفرحی تزئین شده اند. کمپانی مانکو Manco، برنامه های دائمی تفریحی و خانوادگی دارد که به طور فصلی اجرا میشوند و موجب نزدیکی بیشتر کارکنان میشوند.

جشن گرفتن موفقیتها
این هم مورد دیگری است که کمپانیهای مورد بحث در آن مشترکند. شرکتهای GSD&M و سیرک آفتاب Cirque du Soleil، جایگاه زیبایی را به نمایش جوایز و افتخارات خود اختصاص داده اند و همچنین شرکت GSD&M یک " پانل افتخارات" در سرسرای ورودی ساختمان خود دارد. شرکت حمل و نقل Roberts Express همیشه به فعالیتهایی برای قدر دانی از کارکنان، پیمان کاران و مشتریان میپردازد. کمپانی مانکو هم در برنامه های سالیانه خود مراسمی را برای جشن گرفتن موفقیتها و دستاوردهای خود اختصاص داده است.

ارزشمند شمردن سابقه سازمانکامپیوتر دل Dell Computer برای کارکنان جدید برنامه ای دارد که از این قرار است: هر کارمند تازه قبل از شروع کار رسمی خود، سه جعبه لوازم و هدایایی دریافت میکند که شامل مطالب و اطلاعات ارزشمندی در باره تاریخچه مؤسسه هستند. کمپانی تولید کارت تبریک و هدایای American Greetings، عکسها و محصولاتی را در ویترینهای سرتاسری قرار داده است که بیانگر تاریخ و ریشه پیدایش این مؤسسه هستند. سیرک آفتاب، ساختمان خود را طوری طراحی کرده است تا به همه یادآوری کند که همه افراد این گروه در اصل نمایشگران خیابانی بوده اند. وجود یادگارها و داستانهایی از تاریخ پیدایش شرکت، وجه مشترک تمام سازمانهایی که از آن بازدید کردیم، بودند.

تمرکز شدید بر نیاز مشتریان
شرکت Roberts Express برای پاسخ به درخواست های مشتریان، نرم افزاری در مرکز تلفن خود کارگذاشته است که به طور خودکار هر مشتری را به کسی که دفعه قبل با او صحبت کرده است، متصل میکند. به این ترتیب مشتریان همواره با کسی صحبت میکنند که در جریان کار آنها قرار داشته است. شرکت تبلیغاتی ، GSD&M فضای کار بر روی پروژه را برای سفارشهای بزرگ خود، مناسب نوع کار طراحی میکند. برای مثال برای هواپیمایی Southwest یک ورودی فرودگاه، برای محصولات نفتی Penzoil یک مدل پمپ بنزین و برای شرکت تولیدات فلزی Steel Industry یک میز کار غول آسای با رویه فلزی طراحی کردند.برای ساختمان سیرک آفتاب Cirque du Soleil پنجره های داخلی در نظر گرفته شده است که همگی مشرف به محل تمرین و آموزش هستند. هرکسی میتواند هر از گاهی نگاهی بیاندازد و ببیند آخرین برنامه سیرک در چه مرحله ای است. مؤسسه مشاوره Sterling Consulting یک بخش را به "امور مشتریان" اختصاص داده است و مسئول این بخش موظف است تا در انتهای هر مورد خدماتی، با مشتری صحبت کند و بازده کار را بسنجد.این فرد مسئول است در صورت نامطلوب بودن خدمات، هرنوع تصحیح یا تغییری را انجام دهد.

تمرکز بر سلیقه روز
شرکت American Greetingsچندین "اتاق مد" دارد که هر دو یا سه ماه تغییر میکنند. تیمهایی از کارکنان به نوبت مسئول یافتن رنگها مختلف، فرمها، الگوها و دیگر اجزاء طراحی باب روزی هستند که به طور مستقیم یا غیر مستقیم تولیدات آنها را تحت الشعاع قرار میدهد.گروه طراحی شرکت خدمات مخابراتی Nortel مدام در حال تحقیق و پی گیری فن آوریهای بسیار مد روز و پر طرفدار هستندتا در محصولات خود از آنها استفاده کنند. کامپیتر دل Dell Computer هم با توجه به اینکه تولید کننده تکنولوژی نیست و در واقع مصرف کننده آن است، با دقت و ریزبینی به طور دائم در حال به روز در آوردن محصولات، نوآوریها و سیستمهای خدماتی خود است تا با آخرین فن آوری موجود هم گام باشد.

ایجاد تیمهای چند مهارتی یا Cross Functional Teams
تقریبا تمام شرکتهای مورد بحث تیمهایی شامل عده ای از متخصصین امور مختلف را برای رسیدن به یک هدف واحد، داشتند. شاید بهترین مثال این مورد گروه طراحی نورتل Nortel Corporate Design Group باشد. هر پروژه در دست تولید بر اساس کار گروهی برنامه ریزی شده است.گروهها حداقل شامل طراحان، مهندسین و بازاریابان هستند. یکی از گروههایی که دیدیم توسط یک کارمند با درجه دکترای علوم رفتاری اداره میشد که شاید تخصصی بسیار نامربوط با فن آوری مدرن به نظر بیاید، اما تاثیر این طرز گروه بندی در تولیدات بسیار چشمگیر بود.

همانطور که دیدید این 9 مورد مشترک در سازمانها و کمپانیهایی با تولیدات کاملا متفاوت وجود دارد که هر یک دارای ساختار و الگوهای متفاوتی هستند. استفاده از چنین سیاستهایی موفقیت ناگهانی و یک شبه به دنبال نخواهد داشت اما شما را تا حد بسیاری در مسیر کار موفق پیش خواهد برد.