وجود وب سایت شما، به مطالب و مواد گرافیکی مانند کلمات، نمادهای بصری و گرافیکی، فایلهای صوتی و تصویری که برای آن انتخاب می کنید وابسته است. در واقع این وب سایت نمادی از شرکت یا تشکیلات شما است که در سطح جهانی عرضه میشود، پس مهمترین مساله این است که محتوای آن جالب و آموزنده باشد و درباره خودتان، نوع فعالیت شرکت و یا حرفه شما اطلاعات واضح و به روز شده ای در اختیار کاربران بگذارد.

پیامی که شما سعی در انتقال آن دارید یک عامل بسیار مهم در چگونگی ترکیب محتوا با عناصر گرافیکی- مانند عکس، نقاشی، علائم و لوگوی شرکت یا وب سایت – است. محتوای یک وب سایت باید از چشم بازدید کنندگان آن مورد بررسی قرار گیرد. آنها باید سریع و آسان به اطلاعات مورد نظر خود دست یابند. این اطلاعات باید از نظر شکل و فرمت format به شیوه ای جالب و جذاب عرضه شوند تا به آنها توجه شود و به یاد بمانند.

به یاد داشته باشید که پس از انتخاب مطلب مورد نظر خود حتما آنرا از نظر صحت اطلاعات، به روز بودن مطالب، دستور زبان، املا کلمات و یک دست بودن جملات چک کنید.

انتخاب، شکل دهی و آماده کردن مطالب
کلمات، تصاویر، جدولها، نمودارها، فایلهای صوتی و تصویری همه با هم محتوای یک وب سایت را تشکیل میدهند. تصمیم درباره اینکه چه مطالبی قابل استفاده هستند با توجه به موارد زیر انجام میشود:

• هدف و مقصود وب سایت
• مخاطبینی که برای این وب سایت در نظر گرفته شده اند
• منابع موجود برای تهیه و تقویت محتوا
• نوع فرمت format محتوا- برای مثال، تعدد فایلهای تصویری سنگین موجب کند شدن وب سایت خواهد شد
• قابل دسترسی بودن محتوا در یک فرمت web-ready، مانند مطالبی که با word processor تهیه شده یا تصاویری که از قبل اسکن شده باشند
• اهمیت این وب سایت در پیشبرد اهداف شرکت
• موارد حقوقی مانند کپی رایت

سردبیر یا مسئول وب سایت، هنگام تهیه مطلب باید به سوالات زیر پاسخ دهد:
• میخواهید در هر بخش وب سایت چه پیامی را منتقل کنید؟
• مخاطبین شما چه کسانی هستند؟ داخلی هستند یا خارجی؟ یا هردو؟
• چه محلی برای متن و تصویر در نظر گرفته اید؟
• نوع متن شما چیست؟( معارفه ای، تشریحی، داستانی، زیرنویس، دستور العمل یا تبلیغات)
• چه سبکی برای هر بخش سایت در نظر میگیرید؟(رسمی، دوستانه)
• متن شما برای چه محدوده سنی تنظیم میشود؟
• در حال حاضر چه مقدار مواد خام از متن و تصویر و... در اختیار دارید؟ چه مقدار از آن قابل استفاده است و چه مقدار باید تهیه شود؟
• چه کسی متن جدید را مینویسد، عکس میگیرد یا نمودارها را طراحی میکند؟
• چه کسی محتوا را قبل از ورود به شبکه ویراستاری میکند؟ ( صحت مطلب ، دستور زبان، دیکته، مفهوم کلی، استفاده از کلمات مناسب، حساسیتهای اجتماعی و...)

چه کاری باید انجام دهیم
انتخاب و تصمیم گیری درباره محتوای یک وب سایت امری ضروری است. فهرست زیر میتواند در تصمیم گیری صحیح به شما کمک کند. برای هر مورد این سوالها را از خود بپرسید، هرچه تعداد پاسخهای مثبت شما بیشتر باشد، مطلب مورد نظر برای قرار گرفتن در سایت مناسب تر است:

• آیا این مطلب مربوط به اهداف و انتظارات شرکت شما هست؟
• آیا ارزش سایت شما بالا میبرد؟
• آیا موافقت صاحب مطلب اصلی را جلب کرده اید؟
• آیا مطلب مورد نظر شما به صورت دیجیتال موجود هست یا خیر؟
• اگر پاسخ منفی است، انتقال آن به کامپیوتر به صرف وقت و هزینه آن می ارزد؟
• آیا به صحت مطلب اطمینان دارید؟
• آیا از به روز بودن مطلب مطمئن هستید؟
• آیا این مطلب برای اکثر مخاطبین شما جالب خواهد بود؟
• آیا قرار دادن مطلب در سایت موجب صرفه جویی در وقت کارکنان یا تشویق آنان خواهد شد؟
• آیا بازدیدکنندگان را به دیدار مجدد از سایت ترغیب خواهد کرد؟
• آیا مطلب از نظر حساسیتهای اجتماعی بررسی شده است؟( توهین آمیز نبودن برای فرقه یا اشخاص خاص و موارد مشابه آن)
• آیا محتوای آن مطابق قانون است؟

به عنوان یک قانون کلی، اگر در مورد بعضی متون همچنان در شک هستید، آنرا بایگانی کنید تا نسبت به آن اطمینان پیدا کنید. در ضمن به خاطر داشته باشید که وب سایت یک محیط فعال است و میتوان آنرا در هر زمان ویرایش کرد. (ادامه دارد ...)