از زمان ظهور رایانه های تجاری در اواسط قرن بیستم، تاکنون، پیشرفت در زمینه سیستمهای اطلاعاتی (Information System) دنیای ما را به گونه ای تغییر داده است، که از هر لحاظ کاملا به IS وابسته است.در گذشته نیاز به کسب دانش از اطلاعات هرگز به میزان امروزی مطرح نبوده است. امروزه IS عامل تغییر در سازمانهاست. از این رو موفقیت سازمانها در گرو موفقیت پروژه های IS موجود در آن دارد. در عین حال نیاز به حفظ مزیت رقابتی، تنها عاملی است که سازمان را وادار به تعریف و اجرای پروژه های IS می سازد.

اگر چه شکست یک پروژه مسئله ای فنی نیست، ولی بایستی در سازمانها برای پروژه های IS مالکیت وجود داشته باشد و موفقیت این پروژه ها بستگی به درگیر شدن موثر افرادی که وظایف حرفه ای و کارهای IS را در سازمان برعهده دارند، دارد.

مدیران ارشد سازمان ها دیگر نمی توانند از تقصیر همکاران خود هنگام اعلام نیازهای مجموعه و شکست پروژه های IS صرف نظر کنند. در آمریکا که معمولا اغلب پروژه ها ، طی برنامه و با موفقیت به اتمام می رسند، هنوز بیش از دو سوم کل پروژه های IS به نوعی با شکست مواجه می شود. از این میان یک سوم پروژه های IS قبل از تکمیل متوقف می شوند. و برای نیمی از پروژه ها بیش از دوبرابر زمان و بودجه پیش بینی شده هزینه می گردد و بیش از 70 درصد پروژه های IS منافع پیش بینی شده را محقق نمی کند.

هدف از مستند جاری، ارائه پاسخی برای 2 پرسش زیر است،

1- چرا پروژه های IS شکست می خورند؟
2- چطور می توان از موفقیت یک پروژه IS قبل از آغاز پروژه اطمینان داشت؟

مسلما اجرای یک پروژه IS چه در کوتاه مدت، و یا بلند مدت، رویداد مهمی در دوران عمر یک سازمان محسوب می شود. بنابراین غیر منطقی نیست اگر انتظار داشته باشیم یک پروژه IS در سازمان از پشتیبانی کامل همه افراد درگیر در آن از هیئت مدیره گرفته تا پرسنل سازمان را به خود جلب کند.

همچنین انتظار داریم که با استعدادترین و فداکارترین افراد سازمان در پروژه IS بکارگرفته شوند. بدلیل نقش بسیار حساس پرسنل مسئول در پروژه های IS و وابستگی شدید پروژه به تک تک افراد، تیم توسعه دهنده، بهره گیری از افرادی که دارای تمرکز کافی بدلایل گوناگون، از قبیل، تعدد شغل، بی مسئولیتی ... هستند، برای اجرای پروژه های بلند مدت و وسیع IS، مهلک بوده و احتمال شکست پروژه را افزایش می دهد.

قبل از آغاز پروژه های IS توجه و احترام به قدمهای زیر کمک شایانی به موفقیت پروژه می کند.

o تهیه برنامه ریزی راهبردی، که نیاز به سیستمها و اولیت آنها را معرفی می کند. برنامه ریزی راهبردی توسط سازمان یا به سفارش او تهیه می گردد.
o انتخاب مدیر پروژه بر اساس شایستگی.
o مدیر پروژه خواسته ها را به طور دقیق، واضح و با ذکر جزئیات، بیان می کند.
o مدیر پروژه زمان ارائه طرح، بودجه و تمام منابع مورد نیاز برای تکمیل پروژه را تعیین می کند.
o کل سازمان از اهمیت پروژه آگاهی پیدا کرده، بطور کامل از آن پشتیبانی نموده و در پروژه همکاری می کنند.
o مدیر پروژه عاری از خطا نیست و سازمان این موضوع را درک می کند. اگر در برنامه ریزی اشتباهی صورت پذیرفت، فرآیندی ساده و بدون دردسر برای کنترل تغییرات وجود دارد.
o حامی پروژه می داند که چطور اعمال تغییرات در دامنه پروژه در لحظات آخر می تواند ریسک شکست پروژه را به طور قابل ملاحظه ای افزایش داده، و مانع از ارائه کارکردهای دیگر در نسخه بعدی محصول شود.
o در پایان پروژه، مدیر پروژه و بلافاصله پس از او، کاربران، باید از تیم پروژه تشکر کنند. هر دو طرف از این که سیستم خواسته های مورد انتظار آنها را برآورده ساخته و در نتیجه مزایای قابل ملاحظه ای بدست آمده است، خوشنودند. پروژه عناصر راهبرد کاری را برآورده ساخته و در نهایت با دادن حق الزحمه و پاداش، از تلاش افراد درگیر در پروژه از طرف سازمان قدردانی می شود.

فاصله با واقعیت
پذیرفتن این که تقریبا دو سوم پروژه های IS به نوعی با شکست مواجه می شوند، دشوار است. تحقیقاتی که توسط گروه Standish انجام گرفت، نشان داد که 28 درصد پروژه های IS کاملا شکست خورده اند. 46 درصد با صرف بودجه و زمان اضافی انجام گرفته و تنها 26 درصد موفق شده اند. بر طبق مطالعات این گروه شرکت تعاونی آمریکا بیش از 275 میلیارد دلار در سال برای 200,000 پروژه ساخت نرم افزارهای کاربردی هزینه می کند. با وجودی که آمارهای گزارش شده توسط سازمانهای مشاوره ای مختلف، برای صنعت IS از مدیران تا کارکنان، آسودگی خاطری به ارمغان آورده است، عدم مشاهده کوچکترین بهبودی در آمار شکست پروژه های IS واقعیتی غیر قابل انکار و تکان دهنده است.

با توجه به کثرت اطلاعات و راهنمایی های موجود برای کسانی که درگیر پروژه های IS هستند، چرا باز شکست پروژه های IS ادامه دارد؟ جواب این سوال را می توان با شناخت برخی از دلایل اصلی شکست پروژه ها پیدا کرد. (ادامه دارد ...)