معمولا این عدم موفقیت به این دلیل است که آنها اهدافی که بیش از همه برایشان اهمیت دارند را تعیین نمیکنند تا این روشها را متناسب با آنها به کار گیرند. روش موفق مدیریت زمان باید با روشهای تعیین اولویت همراه باشد.

باورهای غلط درباره مدیریت زمان
بهتر است قبل از اینکه به روشهای مخصوص مدیریت زمان بپردازیم، چند مورد از رایج ترین اعتقادات نادرستی که موجب عدم موفقیت در تنظیم زمان میشوند را بررسی کنیم:

• زندگی من کاملا توسط رویدادهای بیرونی کنترل میشود.
واقعیت این است که: شما میتوانید بسیاری از جنبه های زندگی خود را کنترل کنید، اما فقط خودتان هستید که میتوانید این کنترل را ایجاد و اعمال کنید. باید قبل از هر انتخابی، مواردی که بر آنها کنترل دارید و اموری که در حیطه قدرتتان نیستند را شناسایی کنید. وقایع را پیش بینی کرده و عوامل خارجی موجود در مسیر خود را مشخص نمایید. به این ترتیب تصمیم گرفتن درباره آنچه باید در مدت زمان مشخص انجام شود ساده تر خواهد بود.

• من باید توقعات همه را براورده کنم.
واقعیت این است که: نیازها و توقعات دیگران ممکن است تناسبی با شما و شیوه زندگیتان نداشته باشد. ممکن است این امور بد برنامه ریزی شده، بسیار مشکوک یا اصولا غیرقابل اجرا باشد. ممکن است این مسائل نسبت به امور شخصی شما در اولویت رار نداشته باشد. شما با کوشش در راه براورده ساختن توقعات دیگران، شما خودتان و نیازهایتان را نادیده میگیرید.

• من باید از عهده تمام کارها بربیایم.
واقعیت این است که: همه ما محدودیتهایی داریم و نپذیرفتن این واقعیت میتواند ما را به شخصی با توقعات کمال گرایانه از خودمان، تبدیل کند. افراد کمال گرا به خصوص مستعد وقت کشی و به تعویق انداختن امور هستند زیرا حد کمال مورد نظر آنها هرگز میسر نمیشود. برای مثال، یک تحقیق دانشجویی هرگز از تمام وجوه کامل نیست. پیامد تحویل یک تحقیق معمولی میتواند در حد یک نگرانی شدید اما گذرا باشد، اما پیامد دیرکرد یا عدم تحویل یک تحقیق موجب دردسرهایی چون از دست رفتن واحد، مشکلات حرفه ای و از بین رفتن اعتماد به نفس شود که همه، عواقبی ویرانگر هستند.

روشهایی خاص برای مدیریت زمان
با وجود اینکه ایجاد روشهایی برای برنامه ریزی زمان و کار مطابق با سبک زندگی خودتان بسیار مهم است، اما درنظر داشتن روشهای زیر هم میتواند کارگشا باشد: اول از همه، مهره ها را به نفع خود بچینید. برای مثال:
• از ریتم بیولوژیک خود به نفع خودتان استفاده کنید: آن زمان خاص از روز که دارای بالاترین میزان انرژی هستید را شناسایی کرده و مهمترین کارهای خود را در این زمان انجام دهید.
• محیط کار خود را بهینه سازی کنید: لوازم مورد نیاز خود را در دسترس قرار دهید و کاری کنید که محیط فیزیکی کار شما نه تنها راحت باشد، بلکه موجب افزایش تمرکزتان شود. البته شما برای تشخیص محیط مناسب برای خود، به تجربه نیاز دارید. برای مثال عده ای در سکوت و عده ای با شنیدن موسیقی بهتر کار میکنند. عده ای در میان شلوغی و میزی درهم و برهم راحتند و بعضی افراد به میز کاری تمیز و مرتب علاقه دارند. باید ببینید کدام یک برای شما بیشترین کاربرد را دارد.
• از زمان خود محافظت کنید: با گفتن "نه" به انواع وقفه های ممکن به شکل فعالیتها، درخواستها یا اشخاص، زمان خود را حفظ کنید. آنچه موجب وقفه در کار میشد، مشکلی دو وجهی است، یکی همان وقفه ایجاد شده است و دومی، ایجاد امکان یا نگرانی برای وقفه های بیشتر. هردو این موارد کارایی شما را به نحو چشمگیری کاهش میدهند.

تعیین اولویت برای آنچه میل دارید انجام دهید
• خلاصه ای از تمام آنچه باید انجام شود تهیه کنید. کار را با تعیین چهارچوب زمانی که قصد دارید در آن به کار بپردازید-یک هفته، یک ماه یا یک روز-، آغاز کنید. برای مثال در یک هفته، 5 هدف در نظر دارید که ممکن است از این قرار باشد: آماده شدن برای یک جلسه در روز شنبه، اختصاص دادن زمانی به یک دوست که مدتی است از او بی خبرید، سه جلسه ورزش نیم ساعته در هفته، حضور در نمایشگاه روز چهارشنبه و تماشای چند سریال مورد علاقه تان. توجه کنید که این اهداف تنها به مسئولیتهای کاری و تحصیلی منحصر نمیشوند بلکه فعالیتهای اجتماعی و خصوصی را نیز دربر میگیرند.هر یک از این اهداف را بر روی کارتی جداگانه یادداشت کنید.

• اهداف خود را بر مبنای اولویت آنها مرتب کنید. یک روش این است که اولویتها را بر اساس "فوریت" و "اهمیت" مرتب کنید. ابتدا تصمیم بگیرید که هر هدف، تا چه حد فوریت دارد و سپس کارتهای خود را به دو دسته فوری و غیر فوری تقسیم کنید. در این مثال، طبعا آماده شدن برای جلسه و شرکت در نمایشگاه، به دلیل داشتن ضرب العجل، فوری محسوب میشوند.

سپس کارتهای مربوط به امور فوری را به دو دسته مهم و غیر مهم تقسیم کرده، کارت امور غیرفوری را نیز به نسبت اهمیت به دو دسته تقسم کنید. طبعا آماده شدن برای جلسه هم فوری هم مهم است و در رتبه اول اولویت بندی قرار میگیرد. شرکت در نمایشگاه، هرچند فوریت دارد، اما از اهمیت چندانی برخوردار نیست، و در رتبه سوم قرار میگیرد. در میان امور غیر فوری، ملاقات با دوست و ورزش جزو امور مهم بوده و در رتبه دوم قرار میگیرند. در نهایت، تماشای سریال که نه فوری و نه مهم است، در رده چهار قرار خواهد گرفت.

نکته: اگر تقسیم امور به پر اهمیت و نه چندان مهم، برایتان مشکل است، یک درجه میانه هم در نظر بگیرید و آنها را بر اساس :بسیار مهم، اهمیت متوسط و بی اهمیت مرتب کنید.

برای اولویتهای خود، به خصوص موارد اول و دوم، از قبل برنامه ریزی کنید.
• یک برنامه زمانی طولانی مدت تهیه کنید. اهداف درسی و کاری و ضرب العجل آنها را تعیین کرده و برای اهداف غیر کاری خود نیز تاریخی را معین کنید. سپس مراحل رسیدن به این اهداف را مشخص کنید. فعالیتهای بزرگتر را به بخشهای کوچکتر تقسیم کنید و بعد، یک جدول زمانی منطقی برای رسیدن به این اهداف ایجاد کنید.

• امور شخصی روزانه خود را فراموش نکنید. فعالیتهای خاصی وجود دارند که غفلت از آنها موجب برهم خوردن تعادل زندگی و برهم ریختگی اساس برنامه ریزی شما خواهد شد. این فعالیتها شامل اموری چون خواب، خوراک، معاشرت با افراد، ورزش، شستن البسه و....هستند که باید در برنامه ریزی شما جای داشته باشند.

• هر روز و هفته را در حالی که در برنامه زمانی کلی خود پیش میروید، برنامه ریزی کنید. هر هفته را به عنوان زیرمجموعه برنامه کلی و هر روز را زیرمجموعه هر هفته در نظر بگیرید. هر روز و هر هفته برنامه زمانی خود را مرور کنید زیرا وقایع پیش بینی نشده همواره وجود دارند و شما باید برنامه خود را مطابق این موارد تغییر دهید. برای اینکه از میزان ناکامی در برنامه خود بکاهید، برای موارد پیش بینی نشده هم جایی بگذارید، بر فرض این امکان را در نظر بگیرید که ممکن است کامپیوترتان دچار مشکل شود. یا زمانی برای چنین مواردی در نظر بگیرید یا طوری برنامه ریزی کنید که بتوانید با حفظ اولویتها، مطابق با پیشامدها جلو بروید.

• از برنامه ریزی بیش از حد بپرهیزید! ممکن است این مورد با آنچه گفته شد متناقض به نظر برسد، اما باور کنید، از برنامه ریزی بیش از حد حذر کنید. استفاده از روشهای برنامه ریزی و مدیریت زمان، اگر از حد خارج شوند، خود به نوعی عامل اتلاف وقت تبدیل میشوند و مشکلی به مشکلات موجود می افزایند.